Proje çalışmalarına Fon Başkanlık Makamı onayı ile 8 Aralık 2006 tarihinde başlanmış ve Proje yaklaşık 3 yıla yakın bir sürede tamamlanmıştır.
Yöntem
Proje çalışmaları, Fonun banka çözümleme sürecinde görevli tüm fonksiyonel birimleri ile destek birimlerinden sağlanan katkılar doğrultusunda çok sayıda kişinin katılımıyla oluşan bir proje grubu tarafından gerçekleştirilmiştir.
Proje başlangıcında 5 Daire’den 21 kişi görevlendirilmiş ve 4 çalışma grubuoluşturulmuştur. Ancak proje ilerledikçe ortaya çıkan yeni ihtiyaçlar doğrultusunda proje grubu zamanla daha da genişlemiş ve görevli personel sayısı50’nin üzerine çıkmıştır. Proje çalışmaları, Proje Yönlendirme Komitesine bağlı olarak görev yapan ve sonradan sayısı 5’e çıkarılan ve toplam 25 kişiden oluşan çalışma grupları tarafından yürütülmüştür.
Çalışma grupları tarafından her bir banka için “Fona Devir Öncesi” dönemden başlamak üzere “Fona Devir” ve “Fona Devir Sonrası” dönemlerde yapılan işlemler idari, hukuki ve mali açılardan incelenmiş ve bu çerçevede konuya ilişkin her türlü bilgi ve belge belirli bir standarda uygun olarak derlenmiştir.
Banka inceleme ve dokümantasyon çalışmalarının belirli bir sistematik içerisinde yapılabilmesi için “Banka İnceleme Anahtarı” oluşturularak, çözümleme sürecine ilişkin “ana faaliyetler”, “kritik faaliyetler” ile “alt adımları” belirlenmiştir. Böylece Fon Bankaları Çözümleme Kitaplarının aynı derinlik ve çerçevede hazırlanması sağlanmıştır.
Diğer taraftan, proje dokümantasyon çalışmaları kapsamında proje ekipleri tarafından gerek kurum içi, gerekse kurum dışı kaynaklardan temin edilen her türlü bilgi ve belgenin kısaca barkodlama olarak adlandırılabilecek bir özel kodlama sistemi kullanımıyla taranarak Elektronik Bilgi Takip Sistemine (EBTS)aktarımı da gerçekleştirilmiştir. Taranan her evrak EBTS sisteminde “kopyalama”,“değiştirme” ve “yazdırma” işlemlerine karşı elektronik olarak koruma altına alınmış ve böylece bir elektronik arşiv oluşturulmuştur.
Proje kapsamında, projede görev alan ekipler tarafından Fon bünyesindeki tüm veri ve bilgi kaynaklarından, Fonun kurumsal gelişim planı içerisinde yer alan ve bu projeyi besleyen diğer proje çalışmaları ile Başbakanlık Teftiş Kurulu raporları, denetim otoritelerinin raporları, mahkeme kararları, Fon Kurulu kararları ve Fonun kurum içi ve kurum dışı yazışmaları vb. çeşitli rapor ve belgeden yararlanılmıştır.
Proje Aşamaları
Raf Temizliği Projesi, dört aşamada gerçekleştirilmiş olup bu aşamalarda gerçekleştirilen ana faaliyetler aşağıda gösterilmektedir.
1. Aşama : Proje Planlama ve Başlangıç
• Proje Organizasyonu ve Çalışma Gruplarının Oluşturulması
• Proje Tanıtım Dokümanının Hazırlanması ve Onayı
• Projeye Başlanması
2. Aşama : Bilgi Toplama ve Tasniflendirme
• Bilgi Kaynaklarının Belirlenmesi
• Bilgi Türlerinin Tespit Edilmesi
• Bilgi Kaynaklarından Bilgilerin Temin Edilmesi
• Fon Bankaları Çözümleme Bilgi Takip Setinin Oluşturulması
• Bilgilerin Tasnif Edilmesi ve Bilgi Takip Setinin Doldurulması
• Elektronik Bilgi Takip Sisteminin(EBTS) Kuruluşu ve Faaliyete Geçirilmesi
• Kaynak Dokümanların Taranarak Elektronik Ortama Aktarılması
3. Aşama: Dokümantasyon ve Değerlendirme
• Kitapların Banka Bazında Taslak Olarak Hazırlanması
• TMSF Çözümleme Deneyimi Kitabının Taslak Olarak Hazırlanması
• Editörün Seçimi ve Göreve Başlatılması
• Çözümleme Kitaplarının Nihai Haline Getirilmesi
• Çözümleme Kitaplarının E-Book Haline Getirilmesi
• Matbaanın Seçimi
• Raf Temizliği Web Sitesinin Oluşturulması
• Matbaa Tarafından Basılan Kitapların Kontrolü ve Dağıtımının Yapılması
4. Aşama: Onay ve Kapanış
• Çözümleme Kitaplarının Kamuoyuna Tanıtımının Yapılması
• Proje Kapanış Raporunun Hazırlanması ve Kapanış Sunumlarının Yapılması
Karşılaşılan Zorluklar
Proje kapsamında, çözümleme sürecine ilişkin veri ve bilgilerin derlenmesi ve incelenerek bir bütün oluşturacak şekilde birleştirilmesi ve standart hale getirilmesi, oldukça zahmetli ve zaman alıcı bir uğraş olmuştur. Banka çözümleme sürecinde görev almış bir kısım personelin Fondan ayrılmış olması ve bu süreçte proje ekiplerinde meydana gelen yeni görevlendirme ve değişiklikler de projenin tamamlanma süresini uzatmıştır.